AI im Maklerbüro: Präsentationen in 10 Minuten

Erst verstehen, dann einrichten

Bevor wir ein Tool empfohlen haben, haben wir uns den Alltag im WIENRAUM-Büro angesehen: Wie kommen Anfragen herein, wer beantwortet sie, wie entsteht ein Exposé, und wie bereitet sich das Team auf ein Gespräch mit Eigentümern vor? Dabei hat sich schnell gezeigt, wo die Zeit verloren gegangen ist. Nicht beim Verkaufen, sondern bei Texten, Unterlagen und Präsentationen, die jedes Mal von vorne entstanden sind.

Weil Kundendaten im Maklergeschäft das wichtigste Kapital sind, ist hier Datensicherheit besonders wichtig. Statt mehrerer privater Accounts haben wir einen zentralen Firmenzugang zu Claude und ChatGPT mit Auftragsverarbeitungsvereinbarung eingerichtet. Über das Model Context Protocol (MCP) haben wir Claude außerdem mit Google Workspace verbunden, sodass E-Mails, Kalender und Dokumente direkt nutzbar sind, ohne dass jemand Daten von Hand in ein Chatfenster kopiert. Eine kurze AI-Richtlinie hält jetzt fest, welche Kunden- und Objektdaten verwendet werden dürfen, und ein AI-Register zeigt, welches Tool wofür im Einsatz ist.

Vom Workshop in den Alltag

Im Workshop haben wir mit dem ganzen Team an echten Fällen aus dem Büro gearbeitet statt an Beispielen von der Stange: eine Anfrage zu einem Objekt beantworten, aus den Objektdaten in Justimmo einen Exposé-Text entwerfen, eine Präsentation für ein Eigentümergespräch in Gamma aufbauen. Am Ende hat jede Person eigene Vorlagen und Anweisungen mitgenommen, um gleich am nächsten Tag damit weiterzuarbeiten. In den Wochen danach haben wir das Team weiter begleitet, Fragen beantwortet und zusätzliche Anwendungen gefunden, wie zum Beispiel die Nachbereitung von Besichtigungen.

Den größten Hebel haben die Präsentationen für Eigentümer gebracht. Früher hat eine solche Präsentation mehrere Stunden gekostet. Heute liefern die Objektdaten und eine kurze Anweisung den Entwurf, Gamma setzt ihn im Design von WIENRAUM um, und nach 10 Minuten steht eine Präsentation, die nur noch geprüft und ergänzt wird.

Was andere Maklerbüros daraus mitnehmen können

Vier Punkte, die sich auf fast jedes kleine Büro übertragen lassen:

• Mit einem Ablauf anfangen, der jede Woche mehrmals vorkommt, nicht mit dem spannendsten Tool.

• Zuerst regeln, welche Kunden- und Objektdaten in welches Tool dürfen, dann loslegen.

• Einen zentralen Firmenzugang statt privater Accounts nutzen: sicherer und für alle gleich eingerichtet.

• Das ganze Team einbeziehen, auch in einem kleinen Büro. Wer AI versteht, findet selbst neue Anwendungen.